KI-gestützte Belegverarbeitung


Intelligent. Automatisiert. Fehlerfrei.
Vom Belegchaos zur strukturierten Effizienz

Die Herausforderung

Täglich erreichen Sie eine Vielzahl an Anfragen, Bestellungen und Belegen – ein manueller Kraftakt für Ihr Team.

Typische Probleme bei der Belegverarbeitung:

  • Formatvielfalt überfordert – E-Mails, PDFs, Excel-Dateien in unterschiedlichsten Strukturen

  • Mehrsprachigkeit bindet Ressourcen – Internationale Anfragen bleiben oft liegen oder werden fehlerhaft bearbeitet

  • Manuelle Bearbeitung ist fehleranfällig – Zeitintensiv und bindet wertvolle Ressourcen im Vertriebsinnendienst

  • Lange Wartezeiten – Kunden warten stunden- oder tagelang auf Angebote

  • Skalierungsgrenzen – Steigendes Belegvolumen bedeutet automatisch mehr Personal

Das Ergebnis: Hoher Supportaufwand, frustrierte Kunden, verpasste Verkaufschancen.

Die intelligente Lösung

Ein KI-Assistent, der Ihnen die Belegverarbeitung vollständig oder größtenteils abnimmt:

✅ Automatisch erfasst – eingehende Dokumente werden automatisch erkannt und vereinheitlicht

✅ Intelligent abgleicht – mit vorhandenen Datenbeständen verglichen und zugeordnet

✅ Strukturiert aufbereitet – als perfekter Belegvorschlag vorbereitet

✅ Kontrolle ermöglicht – über eine intuitive Oberfläche behalten Mitarbeitende jederzeit die Kontrolle

✅ Kontinuierlich lernt – das System verbessert sich durch jede Korrektur

Eine KI-gestützte Belegverarbeitung für maximale Effizienz

So funktioniert es in der Praxis:

Anwendungsfälle

  • Eingang: Eine Anfrage trifft als E-Mail mit Excel-Anhang ein

    KI-Verarbeitung: Die AI liest die Positionen automatisch aus, gleicht sie ab und erstellt einen Belegvorschlag

    Ergebnis: Vollständiger Belegvorschlag zur finalen Prüfung bereit

  • Eingang: Eine PDF-Datei enthält Artikelbeschreibungen in einer Fremdsprache

    KI-Verarbeitung: Die AI übersetzt, erkennt die relevanten Informationen und ordnet sie den passenden Artikeln zu

    Ergebnis: Strukturierte Zuordnung mit Übersetzung und Produktmatching

  • Eingang: Eine Anfrage enthält unvollständige Angaben zu einem Artikel

    KI-Verarbeitung: Durch intelligentes Matching werden die richtigen Produkte identifiziert und alternative Vorschläge angezeigt

    Ergebnis: Präzise Produktempfehlungen trotz lückenhafter Informationen

  • Nutzen: Mitarbeitende nutzen ein Dashboard, um offene Vorgänge nach Priorität schnell zu prüfen und freizugeben

    Effizienz: Optimierte Arbeitsabläufe mit klaren Prioritäten und Ein-Klick-Freigaben

Eine junge Frau steht seitlich mit geschlossenen Augen und hebt das Kinn im Sonnenlicht, trägt ein weißes T-Shirt, eine schwarze Bleistifthose und Turnschuhe.

Der intelligente Prozesse

Nahtlos in Ihre Systemlandschaft und Prozesse integriert

  1. Eingang der Anfrage über verschiedene Kanäle und Formate
    Anfragen erreichen Sie über E-Mail, Upload-Portale oder API-Schnittstellen – in jedem Format

  2. Automatische Erkennung und Vereinheitlichung der relevanten Inhalte
    Die KI analysiert und strukturiert alle eingehenden Informationen in ein einheitliches Format

  3. Abgleich mit bestehenden Datenbeständen und Erstellung eines Vorschlags
    Intelligenter Vergleich mit Ihren Produkt- und Kundendaten für präzise Zuordnungen

  4. Überprüfung & Freigabe durch Mitarbeitende in einer intuitiven Oberfläche
    Ihre Teams behalten die finale Kontrolle und können bei Bedarf Anpassungen vornehmen

  5. Übergabe in die nachgelagerten Systeme und kontinuierliche Verbesserung durch Feedback
    Nahtlose Integration in bestehende Workflow-Systeme mit kontinuierlichem Lerneffekt

Ihre Vorteile

Nutzen, die Sie messen können

    • Sofortige Bearbeitung eingehender Belege ohne manuelle Verzögerungen

    • Automatisierte Abläufe reduzieren die Zeit von Stunden auf Minuten

    • Schnellere Kundenbetreuung durch eliminierte Wartezeiten

    • Intelligente Zuordnung verhindert manuelle Übertragungsfehler

    • Konsistente Qualität durch standardisierte Verarbeitungsprozesse

    • Präzise Ergebnisse auch bei komplexen oder unvollständigen Anfragen

    • Globale Reichweite ohne Sprachbarrieren

    • Automatische Übersetzung mit fachspezifischer Genauigkeit

    • Internationale Skalierung ohne zusätzliche Sprachkompetenz

    • Mehr Zeit für Beratung statt für Dateneingabe

    • Fokus auf wertschöpfende Aktivitäten anstelle von Routineaufgaben

    • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch weniger monotone Tätigkeiten

    • Wachstum ohne Personalaufbau durch intelligente Automatisierung

    • Konsistente Leistung auch bei Spitzenlasten

    • Flexible Anpassung an schwankende Arbeitsvolumen

Zwei Männer stehen nebeneinander, einer isst eine Pizza, der andere schaut nach oben.

Internationale Skalierung leicht gemacht

Neue Märkte erschließen ohne lokale Teams:

🌍 Mehrsprachige Verarbeitung von Anfragen aus über 50 Ländern

🌍 Kulturelle Besonderheiten automatisch berücksichtigen

🌍 Lokale Währungen und Einheiten intelligent umrechnen

🌍 Compliance-Anforderungen je nach Zielmarkt einhalten

Technische Integration
Einfach. Schnell. Nahtlos.

Unsere KI-Lösung integriert sich problemlos in Ihre bestehende IT-Landschaft:

✅ ERP/CRM-Anbindung für Live-Daten zu Artikeln, Preisen und Kunden

✅ API-Integration in wenigen Tagen ohne Betriebsunterbrechung

✅ Flexible Schnittstellen zu E-Mail-Systemen und Upload-Portalen

✅ Cloud oder On-Premise – je nach Ihren Sicherheitsanforderungen

✅ Schrittweise Einführung beginnend mit einem Pilotbereich

Ihr nächster Schritt

Revolutionieren Sie Ihre Belegverarbeitung noch heute

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie eine AI-gestützte Belegverarbeitung Ihren Innendienst entlastet und Ihre Reaktionszeiten dramatisch verkürzt.

Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Strategiegespräch – wir analysieren Ihre aktuellen Herausforderungen und zeigen Ihnen das konkrete Potenzial für automatisierte, fehlerfreie Belegverarbeitung.

Ihr Vorteil: Während Ihre Konkurrenz noch manuell arbeitet, haben Sie bereits den entscheidenden Automatisierungsvorsprung.

Interessiert? Sprechen Sie uns an – wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen die Zukunft Ihrer Belegverarbeitung zu gestalten.